Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind interne oder externe Datenschutzbeauftragte unter bestimmten Voraussetzungen zu benennen. 

Dies ist insbesondere der Fall: 

• bei öffentlichen Stellen (vgl. Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 5 BDSG), 
• oder wenn bei nicht-öffentlichen Stellen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den Haupttätigkeiten gehört und dabei eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) erfolgt (Art. 37 Abs. 1 lit. b–c DSGVO). 

Darüber hinaus gilt in Deutschland eine nationale Regelung nach § 38 Abs. 1 BDSG: Jede nicht-öffentliche Stelle muss eine/n Datenschutzbeauftragte/n benennen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind – dazu zählt bereits der regelmäßige Zugriff auf ein E-Mail-System. 

Die Benennung von externen Datenschutzbeauftragten bietet mehrere Vorteile: 

• Aufgrund ihrer beruflichen Spezialisierung auf Datenschutz und Informationssicherheit verfügen sie über fundierte Fachkenntnisse und aktuelle Expertise. 
• Durch die Beratung zahlreicher Organisationen entstehen Synergieeffekte, von denen die betreuten Stellen unmittelbar profitieren. 
• Externe Datenschutzbeauftragte unterliegen einer vertraglichen Haftung, was dazu beitragen kann, Risiken im Zusammenhang mit Bußgeldern und Schadensersatzforderungen zu reduzieren. 
• Im Unterschied zu internen Datenschutzbeauftragten besteht für externe Dienstleistungsunternehmen kein besonderer arbeitsrechtlicher Kündigungsschutz. Der zugrunde liegende Beratungsvertrag kann unter Einhaltung vertraglich vereinbarter Fristen beendet werden.

Externe, ausgelagerte Datenschutzbeauftragte entlasten die Organisation, indem sie das gesetzlich definierte Amt von Datenschutzbeauftragten übernehmen – ohne interne Personalressourcen dauerhaft zu binden. 

Dabei entfallen insbesondere: 

• Kosten für Aus- und Fortbildungen, die bei der internen Benennung erforderlich wären, 
• der Bedarf an Arbeitsplatz und betrieblichen Arbeitsmitteln, 
• sowie der organisatorische Aufwand für Vertretungsregelungen, da diese in der Regel vom externen Dienstleistungsunternehmen abgedeckt werden. 

Durch ihre Fachkenntnisse und Praxiserfahrung können externe Datenschutzbeauftragte die Organisation effizient und risikobasiert beraten, ohne interne Ressourcen unnötig zu beanspruchen. 

Externe Datenschutzbeauftragte unterstützen die betreute Organisation dabei, durch ein risikobewusstes und wirksames Vorgehen Datenschutzverletzungen zu vermeiden – und damit Bußgelder, Imageschäden und rechtliche Konflikte zu verhindern. 

Wird ein renommiertes und erfahrenes externes Dienstleistungsunternehmen beauftragt, kann die Organisation zudem vom Vertrauensvorschuss gegenüber Aufsichtsbehörden, Verbraucherschutzverbänden, Gewerkschaften und Betriebsräten profitieren. 

Auch im Hinblick auf KundInnenbeziehungen und die Zusammenarbeit mit GeschäftspartnerInnen kann der professionelle Einsatz von externen Datenschutzbeauftragten positive Signalwirkung entfalten – insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung hoher Datenschutzstandards. 

Interne oder externe Datenschutzbeauftragte nehmen gemäß Art. 39 DSGVO insbesondere beratende, unterrichtende und überwachende Aufgaben wahr. 

Zu seinen zentralen Tätigkeiten gehören: 

• die Mitwirkung an der datenschutzkonformen Ausgestaltung und Anwendung von IT-Systemen, 
• die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden, 
• die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze sowie interner Richtlinien und Prozesse.

Zudem sind Datenschutzbeauftragt im Rahmen einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 Abs. 2 DSGVO zwingend beratend hinzuzuziehen. 

Darüber hinaus fungieren sie als Anlaufstelle für betroffene Personen (z. B. bei Auskunfts- oder Löschverlangen) sowie für Aufsichtsbehörden. 

Datenschutzbeauftragte können zusätzliche Aufgaben übernehmen, sofern dadurch kein Interessenkonflikt mit seinen gesetzlichen Kontroll- und Überwachungspflichten entsteht (vgl. Art. 38 Abs. 6 DSGVO). 

Unproblematisch ist in der Regel ein beratender Einsatz – etwa in folgenden Bereichen: 

• Information und Sensibilisierung, 
• Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten, 
• Risikobewertungen (z. B. Datenschutz-Folgenabschätzung), 
• Auftragsverarbeitung und gemeinsame Verantwortlichkeit, 
• Einwilligungsmanagement, Löschkonzepte und Betroffenenrechte. 

In der Praxis werden ein Datenschutzbeauftragte zudem häufig mit der Durchführung von Schulungen und Audits beauftragt. 

Grundsatzentscheidungen zur Datenschutzstrategie – etwa zur Einführung oder Änderung von Richtlinien – sollten jedoch der Organisationsleitung vorbehalten bleiben, um die Unabhängigkeit der Datenschutzbeauftragten zu wahren. 

Externe behördliche Datenschutzbeauftragte erfüllen die gleichen gesetzlichen Aufgaben wie interne Datenschutzbeauftragte – etwa gemäß Art. 39 DSGVO und den Vorgaben des BDSG bzw. der jeweiligen Landesdatenschutzgesetze. 

Für die Tätigkeit im behördlichen Umfeld sind jedoch zusätzliche Qualifikationen erforderlich: 

• fundierte Kenntnisse im Verwaltungsrecht, 
• Vertrautheit mit den einschlägigen Regelungen des Bundes-, Landes- und Kommunalrechts, 
• sowie umfassende Erfahrung mit behördlichen Strukturen, Referatsaufgaben und spezifischen Fachverfahren. 

Auch wenn Behörden in der Regel nicht mit Bußgeldern belegt werden (§ 43 Abs. 3 BDSG), hat die konsequente Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zentrale Bedeutung – etwa zur Wahrung der Rechte betroffener Personen und zur Sicherstellung rechtmäßiger Verwaltungsprozesse. 

Gemeinnützige Organisationen und NGOs unterliegen den gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie andere Organisationen auch. Die Datenschutzgesetze – insbesondere die DSGVO und das BDSG – sehen insoweit keine Privilegien oder Ausnahmen vor. 

Die Verarbeitung von Spenderdaten stellt dabei häufig eine besondere Herausforderung dar, insbesondere im Hinblick auf Transparenz, Zweckbindung und Datensicherheit. 

Angesichts oft begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen ist es wichtig, die Aufgaben der Datenschutzbeauftragten effizient zu organisieren und praxisnah zu priorisieren. 

Für gemeinnützige Organisationen und NGOs bieten wir maßgeschneiderte Unterstützungsmodelle und Sonderkonditionen im Rahmen unserer Tätigkeit als externe Datenschutzbeauftragte an. 

Ein/e Datenschutzbeauftragte/r übernimmt einen gesetzlich festgelegten Aufgabenkatalog, der insbesondere Beratungs-, Informations- und Kontrollpflichten umfasst (vgl. Art. 39 DSGVO). 

Die operative Umsetzung datenschutzrechtlicher Maßnahmen erfolgt dabei in der Regel durch die jeweiligen Fachbereiche der Organisation. 

Je nach Risiko der Verarbeitungstätigkeiten kann der erforderliche Aufwand für die Wahrnehmung dieser Aufgaben stark variieren: 

• Bei Standardverarbeitungen ohne besondere Risiken lässt sich das Amt mit überschaubarem Aufwand erfüllen. 
• Bei sensiblen oder umfangreichen Verarbeitungstätigkeiten ist eine besonders sorgfältige Prüfung und Dokumentation erforderlich. 

Die Kosten zur Benennung von externen Datenschutzbeauftragten sind daher individuell zu kalkulieren. In vielen Fällen ist die Beauftragung von externen Dienstleistungsunternehmen wirtschaftlich günstiger als die interne Benennung und Schulung einer geeigneten Person.