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DSGVO Quick-Check!

Wir zeigen
Perspektiven

Scheja & Partners
als Ihre externen DatenschutzberaterInnen

Externe Datenschutzbeauftragte

Wir übernehmen das Amt der oder des Datenschutzbeauftragten im Rahmen unserer rechtsanwaltlichen Tätigkeit. Anders als viele IT-orientierte Wettbewerber legen wir den Fokus darauf, die bestehenden Prozesse unserer MandantInnen möglichst wenig zu verändern.

Stattdessen schaffen wir juristische Leitplanken und flankierende Rahmenbedingungen – etwa in Form von Verträgen, Richtlinien, Policies, Dienst- oder Arbeitsanweisungen sowie Personal- oder Betriebsvereinbarungen –, die in ihrer Gesamtheit eine datenschutzkonforme Verarbeitung ermöglichen. Für unsere MandantInnen ist dies in der Regel hilfreicher und kosteneffizienter, als umfangreiche Umstellungen von Systemen und Prozessen vorzunehmen.

Das Datenschutzrecht hat sich zu einer hochkomplexen Materie entwickelt. Aus Halbwissen entsteht nicht selten erheblicher Unsinn. In der Rolle des oder der Datenschutzbeauftragten ist es leicht, „Nein“ zu sagen – die eigentliche Kunst liegt jedoch darin, praxistaugliche Lösungen zu entwickeln, die echte Rechtssicherheit und eine spürbare Entlastung bei der Haftung bieten.

Nutzen Sie unsere Expertise und benennen Sie unsere RechtsanwältInnen zum externen Datenschutzbeauftragten Ihrer Organisation.

Unsere Datenschutzmanagement-Software

Neben unserer spezialisierten Beratung bieten wir Ihnen mit eigens entwickelten Tools wie unserer Datenschutzmanagement-Software PrivacyPilot auch digitale Unterstützung.
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Externe Datenschutzbeauftragte
als zentrale Anlaufstelle

Der oder die externe Datenschutzbeauftragte ist in vielen Organisationen die erste Anlaufstelle für datenschutzrechtliche Fragen. Angesichts der erheblichen Bußgeld- und Schadensersatzrisiken im Rahmen der DSGVO ist es essenziell, dass die beauftragte Person über die erforderliche Erfahrung und Qualifikation verfügt.

Die besondere Herausforderung dieser Rolle besteht darin, trotz umfangreicher Bürokratie und komplexer IT-Strukturen praxisgerechte Lösungen zu erkennen – und deren Umsetzung wirksam zu begleiten. Die Benennung als externe Datenschutzbeauftragung ist daher mit großer Verantwortung verbunden und sollte ausschließlich an qualifizierte und erfahrene Dienstleistende übertragen werden.

Unsere Herausstellungs­merkmale

Qualifikation und Spezialisierung

Bei Scheja & Partners führen ausschließlich RechtsanwältInnen die Beratung als externe Datenschutzbeauftragte durch. Sämtliche unserer Beratenden sind auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisiert und verfügen über entsprechende Zertifizierungen anerkannter Organisationen.

Umfangreicher Erfahrungsschatz und guter Ruf

Seit dem Jahr 2005 beraten wir als externe Datenschutzbeauftragte sowohl nationale und internationale Konzerne sowie Unternehmen des Mittelstands nahezu sämtlicher Branchen und zudem auch öffentliche Stellen. Aufgrund unserer langjährigen Expertise gewährleisten wir eine praxisnahe Beratung unserer MandantInnen. Dabei genießen wir auch bei den Aufsichtsbehörden einen seriösen Ruf.

Aktuelle Entwicklungen im Blick

Auch wenn seit der Einführung der DSGVO schon einige Zeit vergangen ist, bestehen nach wie vor Rechtsunsicherheiten bei ihrer Auslegung und Anwendung. Regelmäßig veröffentlichte aufsichtsbehördliche Stellungnahmen und Gerichtsurteile helfen dabei, Unsicherheiten zu beseitigen und Datenverarbeitungen rechtskonform zu gestalten. Wir beobachten kontinuierlich die rechtlichen Entwicklungen und informieren unsere MandantInnen frühzeitig über Handlungsbedarfe sowie praxisgerechte Lösungsoptionen

Individuelle Beratungskonzepte zu fairen Preisen

Unseren MandantInnen erhalten eine auf ihre individuellen Bedürfnisse ausgerichtete Datenschutzberatung und das beste darauf abgestimmte Beraterteam. Dabei arbeiten wir nicht mit undurchsichtigen Pauschalen. Alle werthaltigen Tätigkeiten werden von uns auf 6 Minuten genau dokumentiert und im Rahmen turnusmäßiger Statusmeetings oder auf Ihre gesonderte Anforderung hin jederzeit nachgewiesen. Dabei zahlen Sie marktübliche Preise für herausragende DatenschutzexpertInnen.

Externe Datenschutzbeauftragte

Unsere Pflichten und Aufgaben als externe
Datenschutzbeauftragte

Unser Tätigkeitsfeld umfasst eine Vielzahl von Pflichten und Aufgaben:

    • Wir beraten zu allen datenschutzrechtlichen Fragen Ihres Tagesgeschäfts und fungieren als direkte AnsprechpartnerInnen für die EntscheidungsträgerInnen Ihrer Organisation. 
    • Wir überwachen die Einhaltung der DSGVO und der relevanten weiteren Datenschutzgesetze und stellen eine datenschutzkonforme Verarbeitung sicher.
    • Wir helfen Ihnen bei der Einführung eines effektiven Datenschutzmanagements und beraten Sie, wie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten am sinnvollsten zugewiesen werden, 
    • Wir unterstützen Sie bei der Erfüllung der Rechenschaftspflicht, wonach eine rechtskonforme Datenverarbeitung aktiv dargelegt werden muss.
    • Wir sensibilisieren und schulen Ihre MitarbeiterInnen im Umgang mit personenbezogenen Daten und stellen hierbei Praxisbezüge zu Ihrer Organisation her. 
    • Wir dienen betroffenen Personen und Aufsichtsbehörden als Anlaufstelle für datenschutzrechtliche Fragen.
    • Wir bieten eine Meldehotline, wenn der Verdacht einer Datenschutzverletzung besteht. 

    Unser Beratungsansatz als externe
    Datenschutzbeauftragte

    Unser Ziel ist eine effiziente und lösungsorientierte Zusammenarbeit:

    • Wir finden auch auf komplexe Fragestellungen die passenden Antworten. 
    • Wir gewährleisten eine stets praxisorientierte Beratung und behalten die rechtlichen Entwicklungen für Sie im Blick. 
    • Wir wollen Probleme lösen und nicht noch mehr Probleme verursachen. 
    • Wir ermöglichen auch sensible Datenverarbeitungen durch besondere Maßnahmen zum Schutz der betroffenen Personen.
    • Wir berücksichtigen bei unserer Beratung stets Ihr Kerngeschäft und sind darauf bedacht, die Ressourcen Ihrer MitarbeiterInnen nicht über Gebühr zu beanspruchen.
    • Wir betreuen Sie gerne auf langfristiger und stets vertrauensvoller Basis. 

    FAQ

    Wann ist ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter erforderlich?

    Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter unter bestimmten Voraussetzungen zu benennen. 

    Dies ist insbesondere der Fall: 

    • bei öffentlichen Stellen (vgl. Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 5 BDSG), 
    • oder wenn bei nicht-öffentlichen Stellen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den Haupttätigkeiten gehört und dabei eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) erfolgt (Art. 37 Abs. 1 lit. b–c DSGVO). 

    Darüber hinaus gilt in Deutschland eine nationale Regelung nach § 38 Abs. 1 BDSG: Jede nicht-öffentliche Stelle muss einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind – dazu zählt bereits der regelmäßige Zugriff auf ein E-Mail-System. 

    Welche Vorteile bietet ein externer Datenschutzbeauftragter?

    Die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet mehrere Vorteile: 

    • Aufgrund seiner beruflichen Spezialisierung auf Datenschutz und Informationssicherheit verfügt er über fundierte Fachkenntnisse und aktuelle Expertise. 
    • Durch die Beratung zahlreicher Organisationen entstehen Synergieeffekte, von denen die betreuten Stellen unmittelbar profitieren. 
    • Externe Datenschutzbeauftragte unterliegen einer vertraglichen Haftung, was dazu beitragen kann, Risiken im Zusammenhang mit Bußgeldern und Schadensersatzforderungen zu reduzieren. 
    • Im Unterschied zu internen Datenschutzbeauftragten besteht für externe Dienstleister kein besonderer arbeitsrechtlicher Kündigungsschutz. Der zugrunde liegende Beratungsvertrag kann unter Einhaltung vertraglich vereinbarter Fristen beendet werden.
    Warum schont ein externer Datenschutzbeauftragter Ressourcen?

    Ein externer, ausgelagerter Datenschutzbeauftragter entlastet die Organisation, indem er das gesetzlich definierte Amt des Datenschutzbeauftragten übernimmt – ohne interne Personalressourcen dauerhaft zu binden. 

    Dabei entfallen insbesondere: 

    • Kosten für Aus- und Fortbildungen, die bei der internen Benennung erforderlich wären, 
    • der bedarf an Arbeitsplatz und betrieblichen Arbeitsmitteln, 
    • sowie der organisatorische Aufwand für Vertretungsregelungen, da diese in der Regel vom externen Dienstleister abgedeckt werden. 

    Durch seine Fachkenntnisse und Praxiserfahrung kann ein externer Datenschutzbeauftragter die Organisation effizient und risikobasiert beraten, ohne interne Ressourcen unnötig zu beanspruchen. 

    Wie schützt ein externer Datenschutzbeauftragter die gute Reputation?

    Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt die betreute Organisation dabei, durch ein risikobewusstes und wirksames Vorgehen Datenschutzverletzungen zu vermeiden – und damit Bußgelder, Imageschäden und rechtliche Konflikte zu verhindern. 

    Wird ein renommierter und erfahrener externer Dienstleister beauftragt, kann die Organisation zudem vom Vertrauensvorschuss gegenüber Aufsichtsbehörden, Verbraucherschutzverbänden, Gewerkschaften und Betriebsräten profitieren. 

    Auch im Hinblick auf Kundenbeziehungen und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern kann der professionelle Einsatz eines externen Datenschutzbeauftragten positive Signalwirkung entfalten – insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung hoher Datenschutzstandards. 

     

    Benennung Datenschutzbeauftragter: Welche gesetzlichen Aufgaben nimmt er wahr?

    Ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter nimmt gemäß Art. 39 DSGVO insbesondere beratende, unterrichtende und überwachende Aufgaben wahr. 

    Zu seinen zentralen Tätigkeiten gehören: 

    • die Mitwirkung an der datenschutzkonformen Ausgestaltung und Anwendung von IT-Systemen, 
    • die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden, 
    • die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze sowie interner Richtlinien und Prozesse.

    Zudem ist der Datenschutzbeauftragte im Rahmen einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 Abs. 2 DSGVO zwingend beratend hinzuzuziehen. 

    Darüber hinaus fungiert er als Anlaufstelle für betroffene Personen (z. B. bei Auskunfts- oder Löschverlangen) sowie für Aufsichtsbehörden. 

    Benennung Datenschutzbeauftragter: Welche weiteren Aufgaben können ihm übertragen werden?

    Ein Datenschutzbeauftragter kann zusätzliche Aufgaben übernehmen, sofern dadurch kein Interessenkonflikt mit seinen gesetzlichen Kontroll- und Überwachungspflichten entsteht (vgl. Art. 38 Abs. 6 DSGVO). 

    Unproblematisch ist in der Regel ein beratender Einsatz – etwa in folgenden Bereichen: 

    • Information und Sensibilisierung, 
    • Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten, 
    • Risikobewertungen (z. B. Datenschutz-Folgenabschätzung), 
    • Auftragsverarbeitung und gemeinsame Verantwortlichkeit, 
    • Einwilligungsmanagement, Löschkonzepte und Betroffenenrechte. 

    In der Praxis wird ein Datenschutzbeauftragter zudem häufig mit der Durchführung von Schulungen und Audits beauftragt. 

    Grundsatzentscheidungen zur Datenschutzstrategie – etwa zur Einführung oder Änderung von Richtlinien – sollten jedoch der Organisationsleitung vorbehalten bleiben, um die Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten zu wahren. 

    Was ist bei einem externen Datenschutzbeauftragten für Behörden besonders zu berücksichtigen?

    Ein externer behördlicher Datenschutzbeauftragter erfüllt die gleichen gesetzlichen Aufgaben wie ein interner Datenschutzbeauftragter – etwa gemäß Art. 39 DSGVO und den Vorgaben des BDSG bzw. der jeweiligen Landesdatenschutzgesetze. 

    Für die Tätigkeit im behördlichen Umfeld sind jedoch zusätzliche Qualifikationen erforderlich: 

    • fundierte Kenntnisse im Verwaltungsrecht, 
    • Vertrautheit mit den einschlägigen Regelungen des Bundes-, Landes- und Kommunalrechts, 
    • sowie umfassende Erfahrung mit behördlichen Strukturen, Referatsaufgaben und spezifischen Fachverfahren. 

    Auch wenn Behörden in der Regel nicht mit Bußgeldern belegt werden (§ 43 Abs. 3 BDSG), hat die konsequente Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zentrale Bedeutung – etwa zur Wahrung der Rechte betroffener Personen und zur Sicherstellung rechtmäßiger Verwaltungsprozesse. 

    Gibt es Besonderheiten für die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten für gemeinnützige Organisationen und NGOs?

    Gemeinnützige Organisationen und NGOs unterliegen den gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie andere Organisationen auch. Die Datenschutzgesetze – insbesondere die DSGVO und das BDSG – sehen insoweit keine Privilegien oder Ausnahmen vor. 

    Die Verarbeitung von Spenderdaten stellt dabei häufig eine besondere Herausforderung dar, insbesondere im Hinblick auf Transparenz, Zweckbindung und Datensicherheit. 

    Angesichts oft begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen ist es wichtig, die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten effizient zu organisieren und praxisnah zu priorisieren. 

    Für gemeinnützige Organisationen und NGOs bieten wir maßgeschneiderte Unterstützungsmodelle und Sonderkonditionen im Rahmen unserer Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter an. 

    Externer Datenschutzbeauftragter: Welche Kosten sind zu erwarten?

    Ein Datenschutzbeauftragter übernimmt einen gesetzlich festgelegten Aufgabenkatalog, der insbesondere Beratungs-, Informations- und Kontrollpflichten umfasst (vgl. Art. 39 DSGVO). 

    Die operative Umsetzung datenschutzrechtlicher Maßnahmen erfolgt dabei in der Regel durch die jeweiligen Fachbereiche der Organisation. 

    Je nach Risiko der Verarbeitungstätigkeiten kann der erforderliche Aufwand für die Wahrnehmung dieser Aufgaben stark variieren: 

    • Bei Standardverarbeitungen ohne besondere Risiken lässt sich das Amt mit überschaubarem Aufwand erfüllen. 
    • Bei sensiblen oder umfangreichen Verarbeitungstätigkeiten ist eine besonders sorgfältige Prüfung und Dokumentation erforderlich. 

    Die Kosten zur Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten sind daher individuell zu kalkulieren. In vielen Fällen ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters wirtschaftlich günstiger als die interne Benennung und Schulung einer geeigneten Person. 

    Lassen Sie uns sprechen.
    Boris Reibach, LL.M.
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