Ohne oder mit unzureichender Datenschutzberatung besteht das Risiko, dass personenbezogene Daten rechtswidrig verarbeitet werden oder weitere Anforderungen der DSGVO nicht ordnungsgemäß erfüllt sind. Dies kann schwerwiegende Folgen haben: 

• Aufsichtsbehörden können in solchen Fällen Anordnungen oder Verarbeitungsverbote aussprechen, 
• Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängen (Art. 83 DSGVO), 
• und es drohen nachhaltige Reputationsschäden, insbesondere im Vertrauen gegenüber KundInnen und Partnerunternehmen. 

Eine professionelle Datenschutz-Beratung hilft, solche Risiken frühzeitig zu erkennen, wirksam zu minimieren und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben langfristig sicherzustellen. 

Die Benennung als externe Datenschutzbeauftragte ist nicht zwingend mit einer Datenschutzberatung verbunden. 

Zum einen kann die Benennung gesetzlich nicht erforderlich sein – etwa dann, wenn eine nicht-öffentliche Organisation weniger als 20 Mitarbeitende beschäftigt, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind (vgl. § 38 Abs. 1 BDSG). 

Zum anderen kann die Funktion von Datenschutzbeauftragten auch durch eine geeignete Person innerhalb der Organisation wahrgenommen werden. 

Auf Wunsch kann eine Datenschutzberatung jedoch auch die Übernahme der Funktion als externe/r Datenschutzbeauftragte/r umfassen – selbst dann, wenn hierfür keine gesetzliche Pflicht besteht.

Ziel einer professionellen Datenschutzberatung ist es, Organisationen dabei zu unterstützen, die Rechtmäßigkeit ihrer Datenverarbeitungen sicherzustellen. 

Dies geschieht in der Regel durch die Einführung eines effektiven Datenschutzmanagementsystems, das verbindliche Prozesse und Standards zur Verarbeitung personenbezogener Daten für alle Mitarbeitenden etabliert. 

Ergänzend erfolgt eine praxisnahe Beratung zu konkreten Einzelfragen – zum Beispiel zur rechtssicheren Ausgestaltung alltäglicher Datenverarbeitungen oder zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen wie Auskunfts- und Löschersuchen gemäß DSGVO. 

Mit dem wachsenden Ausmaß und der zunehmenden Komplexität automatisierter Datenverarbeitungen steigen auch die Anforderungen an deren rechtmäßige Ausgestaltung. 

Zudem müssen betroffene Personen transparent über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden; ihre Rechte – etwa auf Auskunft, Löschung oder Widerspruch – sind vollumfänglich zu beachten. 

Bei Verstößen drohen nach der DSGVO empfindliche Sanktionen, einschließlich Bußgeldern und potenziellen Schadensersatzansprüchen betroffener Personen. 

Eine fundierte Datenschutzberatung unterstützt Organisationen dabei, die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sicherzustellen und sämtliche datenschutzrechtlichen Pflichten einzuhalten – um rechtliche Risiken und wirtschaftliche Folgen wirksam zu vermeiden. 

Eine professionelle Datenschutzberatung unterstützt Organisationen dabei, die komplexen gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzrechts systematisch zu erfüllen. 

Im Mittelpunkt steht die Sicherstellung der rechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten. Darüber hinaus hilft die Beratung dabei, weitere Pflichten der DSGVO umzusetzen – etwa die korrekte Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten oder die Verständlichkeit und Vollständigkeit von Datenschutzhinweisen. 

Die Beratung erfolgt dabei stets individuell, bedarfsorientiert und mit Blick auf die praktischen Abläufe und das Tagesgeschäft der Organisation. 

Das europäische Datenschutzrecht verfolgt das Ziel, ein einheitliches Schutzniveau für personenbezogene Daten innerhalb der EU zu gewährleisten und so dem grundrechtlich verankerten Schutz dieser Daten Rechnung zu tragen. Um diesen Schutz auch in einer zunehmend digitalisierten Welt sicherzustellen, führt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das sogenannte Marktortprinzip ein. 

Das bedeutet: Auch außereuropäische Organisationen dürfen personenbezogene Daten von EU-BürgerInnen  verarbeiten – sofern sie ihre Produkte oder Dienstleistungen in der EU anbieten oder das Verhalten betroffener Personen innerhalb der EU beobachten. In diesen Fällen fällt die Verarbeitung jedoch unter den Anwendungsbereich der DSGVO. Entsprechend müssen betroffene Unternehmen unter Umständen eine/n VertreterIn in der EU benennen (Art. 27 DSGVO). 

EU-Vertreter gemäß Art. 27 DSGVO fungieren als zentrale Anlaufstelle für Datenschutzbelange in Europa – sowohl für die Mitarbeitenden der außereuropäischen Organisation als auch für europäische und nationale Aufsichtsbehörden sowie für betroffene Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. 

Darüber hinaus unterstützen die Vertreter die Organisation bei der Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten. Dazu gehören insbesondere: 

• die Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen betroffener Personen (z. B. Auskunfts- oder Löschverlangen), 
• die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden, 
• sowie das Bereitstellen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten auf Anforderung.

Eine außereuropäische Organisation benötigt eine/n EU-VertreterIn gemäß Art. 27 DSGVO, wenn sie keine Niederlassung innerhalb der EU hat, aber dennoch: 

• Personen in der EU entgeltlich oder unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen anbietet, 
• oder das Verhalten von Personen innerhalb der EU beobachtet – insbesondere durch Maßnahmen wie Tracking, Profiling oder Webanalyse.

In diesen Fällen gilt das Marktortprinzip, wodurch die Organisation in den Anwendungsbereich der DSGVO fällt. 

EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO sind in der Verordnung selbst definiert als:
„eine in der Union niedergelassene natürliche oder juristische Person, die von dem Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter schriftlich gemäß Art. 27 DSGVO benannt wurde und den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter in Bezug auf die ihnen jeweils nach dieser Verordnung obliegenden Pflichten vertritt.“ (vgl. Art. 4 Nr. 17 DSGVO) 

EU-Vertreter übernehmen zum einen repräsentative Aufgaben für die Organisation innerhalb der Europäischen Union. Zum anderen unterstützen sie bei der Einhaltung der Anforderungen der DSGVO, insbesondere im Kontakt mit Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen. 

Ein/e Datenschutzbeauftragte/r übernimmt einen gesetzlich festgelegten Aufgabenkatalog, der insbesondere Beratungs-, Informations- und Kontrollpflichten umfasst (vgl. Art. 39 DSGVO). 

Die operative Umsetzung datenschutzrechtlicher Maßnahmen erfolgt dabei in der Regel durch die jeweiligen Fachbereiche der Organisation. 

Je nach Risiko der Verarbeitungstätigkeiten kann der erforderliche Aufwand für die Wahrnehmung dieser Aufgaben stark variieren: 

• Bei Standardverarbeitungen ohne besondere Risiken lässt sich das Amt mit überschaubarem Aufwand erfüllen. 
• Bei sensiblen oder umfangreichen Verarbeitungstätigkeiten ist eine besonders sorgfältige Prüfung und Dokumentation erforderlich. 

Die Kosten zur Benennung von externen Datenschutzbeauftragten sind daher individuell zu kalkulieren. In vielen Fällen ist die Beauftragung von externen Dienstleistungsunternehmen wirtschaftlich günstiger als die interne Benennung und Schulung einer geeigneten Person. 

Gemeinnützige Organisationen und NGOs unterliegen den gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie andere Organisationen auch. Die Datenschutzgesetze – insbesondere die DSGVO und das BDSG – sehen insoweit keine Privilegien oder Ausnahmen vor. 

Die Verarbeitung von Spenderdaten stellt dabei häufig eine besondere Herausforderung dar, insbesondere im Hinblick auf Transparenz, Zweckbindung und Datensicherheit. 

Angesichts oft begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen ist es wichtig, die Aufgaben der Datenschutzbeauftragten effizient zu organisieren und praxisnah zu priorisieren. 

Für gemeinnützige Organisationen und NGOs bieten wir maßgeschneiderte Unterstützungsmodelle und Sonderkonditionen im Rahmen unserer Tätigkeit als externe Datenschutzbeauftragte an. 

Externe behördliche Datenschutzbeauftragte erfüllen die gleichen gesetzlichen Aufgaben wie interne Datenschutzbeauftragte – etwa gemäß Art. 39 DSGVO und den Vorgaben des BDSG bzw. der jeweiligen Landesdatenschutzgesetze. 

Für die Tätigkeit im behördlichen Umfeld sind jedoch zusätzliche Qualifikationen erforderlich: 

• fundierte Kenntnisse im Verwaltungsrecht, 
• Vertrautheit mit den einschlägigen Regelungen des Bundes-, Landes- und Kommunalrechts, 
• sowie umfassende Erfahrung mit behördlichen Strukturen, Referatsaufgaben und spezifischen Fachverfahren. 

Auch wenn Behörden in der Regel nicht mit Bußgeldern belegt werden (§ 43 Abs. 3 BDSG), hat die konsequente Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zentrale Bedeutung – etwa zur Wahrung der Rechte betroffener Personen und zur Sicherstellung rechtmäßiger Verwaltungsprozesse. 

Datenschutzbeauftragte können zusätzliche Aufgaben übernehmen, sofern dadurch kein Interessenkonflikt mit seinen gesetzlichen Kontroll- und Überwachungspflichten entsteht (vgl. Art. 38 Abs. 6 DSGVO). 

Unproblematisch ist in der Regel ein beratender Einsatz – etwa in folgenden Bereichen: 

• Information und Sensibilisierung, 
• Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten, 
• Risikobewertungen (z. B. Datenschutz-Folgenabschätzung), 
• Auftragsverarbeitung und gemeinsame Verantwortlichkeit, 
• Einwilligungsmanagement, Löschkonzepte und Betroffenenrechte. 

In der Praxis werden ein Datenschutzbeauftragte zudem häufig mit der Durchführung von Schulungen und Audits beauftragt. 

Grundsatzentscheidungen zur Datenschutzstrategie – etwa zur Einführung oder Änderung von Richtlinien – sollten jedoch der Organisationsleitung vorbehalten bleiben, um die Unabhängigkeit der Datenschutzbeauftragten zu wahren. 

Interne oder externe Datenschutzbeauftragte nehmen gemäß Art. 39 DSGVO insbesondere beratende, unterrichtende und überwachende Aufgaben wahr. 

Zu seinen zentralen Tätigkeiten gehören: 

• die Mitwirkung an der datenschutzkonformen Ausgestaltung und Anwendung von IT-Systemen, 
• die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden, 
• die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze sowie interner Richtlinien und Prozesse.

Zudem sind Datenschutzbeauftragt im Rahmen einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 Abs. 2 DSGVO zwingend beratend hinzuzuziehen. 

Darüber hinaus fungieren sie als Anlaufstelle für betroffene Personen (z. B. bei Auskunfts- oder Löschverlangen) sowie für Aufsichtsbehörden. 

Externe Datenschutzbeauftragte unterstützen die betreute Organisation dabei, durch ein risikobewusstes und wirksames Vorgehen Datenschutzverletzungen zu vermeiden – und damit Bußgelder, Imageschäden und rechtliche Konflikte zu verhindern. 

Wird ein renommiertes und erfahrenes externes Dienstleistungsunternehmen beauftragt, kann die Organisation zudem vom Vertrauensvorschuss gegenüber Aufsichtsbehörden, Verbraucherschutzverbänden, Gewerkschaften und Betriebsräten profitieren. 

Auch im Hinblick auf KundInnenbeziehungen und die Zusammenarbeit mit GeschäftspartnerInnen kann der professionelle Einsatz von externen Datenschutzbeauftragten positive Signalwirkung entfalten – insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung hoher Datenschutzstandards. 

Externe, ausgelagerte Datenschutzbeauftragte entlasten die Organisation, indem sie das gesetzlich definierte Amt von Datenschutzbeauftragten übernehmen – ohne interne Personalressourcen dauerhaft zu binden. 

Dabei entfallen insbesondere: 

• Kosten für Aus- und Fortbildungen, die bei der internen Benennung erforderlich wären, 
• der Bedarf an Arbeitsplatz und betrieblichen Arbeitsmitteln, 
• sowie der organisatorische Aufwand für Vertretungsregelungen, da diese in der Regel vom externen Dienstleistungsunternehmen abgedeckt werden. 

Durch ihre Fachkenntnisse und Praxiserfahrung können externe Datenschutzbeauftragte die Organisation effizient und risikobasiert beraten, ohne interne Ressourcen unnötig zu beanspruchen. 

Die Benennung von externen Datenschutzbeauftragten bietet mehrere Vorteile: 

• Aufgrund ihrer beruflichen Spezialisierung auf Datenschutz und Informationssicherheit verfügen sie über fundierte Fachkenntnisse und aktuelle Expertise. 
• Durch die Beratung zahlreicher Organisationen entstehen Synergieeffekte, von denen die betreuten Stellen unmittelbar profitieren. 
• Externe Datenschutzbeauftragte unterliegen einer vertraglichen Haftung, was dazu beitragen kann, Risiken im Zusammenhang mit Bußgeldern und Schadensersatzforderungen zu reduzieren. 
• Im Unterschied zu internen Datenschutzbeauftragten besteht für externe Dienstleistungsunternehmen kein besonderer arbeitsrechtlicher Kündigungsschutz. Der zugrunde liegende Beratungsvertrag kann unter Einhaltung vertraglich vereinbarter Fristen beendet werden.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind interne oder externe Datenschutzbeauftragte unter bestimmten Voraussetzungen zu benennen. 

Dies ist insbesondere der Fall: 

• bei öffentlichen Stellen (vgl. Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 5 BDSG), 
• oder wenn bei nicht-öffentlichen Stellen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den Haupttätigkeiten gehört und dabei eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) erfolgt (Art. 37 Abs. 1 lit. b–c DSGVO). 

Darüber hinaus gilt in Deutschland eine nationale Regelung nach § 38 Abs. 1 BDSG: Jede nicht-öffentliche Stelle muss eine/n Datenschutzbeauftragte/n benennen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind – dazu zählt bereits der regelmäßige Zugriff auf ein E-Mail-System.