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Mit dem HintPilot

Compliance-Verstöße erkennen

Quick-Links:

Unsere Lösung für das Hinweisgeber­schutz­gesetz

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Unternehmen mit mehr als 50 MitarbeiterInnen und Behörden verpflichtet, eine unabhängige, interne Meldestelle einzurichten und einen vertraulichen Meldekanal zu betreiben. Dabei müssen sie insbesondere den Schutz der HinweisgeberInnen und einen vertraulichen Umgang mit ihren Meldungen gewährleisten. 

Der HintPilot ist die effiziente und rechtskonforme Lösung von Scheja & Partners:

Wir stellen Ihnen ein leistungsstarkes Meldeportal bereit und übernehmen für Sie optional auch ihre Aufgaben als Meldestelle – diskret, sicher und kompetent.

Unsere Leistungen

  • Vertrauenswürdiger Partner mit größtmöglicher Transparenz und Selbstkontrolle des Mandanten
  • Fallbearbeitung durch individuell ausgewählte RechtsanwältInnen
  • Vertrauliche Entgegennahme von Meldungen und Kommunikation
  • Sicherstellung gesetzlich erforderlicher Eingangsbestätigung und Rückmeldung
  • Erste rechtliche Einordnung und frühestmögliche Kommunikation mit dem Mandanten
  • Ständige und leichte Erreichbarkeit 24/7
  • Einleitung angemessener Folgemaßnahmen unter größtmöglicher Beteiligung des Mandanten

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mit dem HintPilot erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und profitieren von maximaler Sicherheit:

Gesetzeskonform

Erfüllt alle Vorgaben des Hinweis­geber­schutzgesetzes.

Externe Unabhängigkeit

Starke juristische Expertise durch speziell ausgebildete RechtsanwältInnen.

Höchste Vertraulichkeit

Vertrauliche Kommunikation, Dokumentation und Fallbearbeitung innerhalb des Systems

Modernes Meldeportal

DSGVO-konforme, technisch aktuelle Plattform als Meldekanal.

Rechtssichere Verfahren

Fachgerechte Prüfung, Dokumentation und Bearbeitung eingehender Meldungen.

Effiziente Fallbearbeitung

Klare Prozesse, fristgerechte Rückmeldung an HinweisgeberInnen.

Komplett betreut

Persönliche Beratung in enger Abstimmung mit Ihrer Unternehmens- oder Behördenleitung.

Minimaler interner Aufwand

Kein Aufbau eines eigenen Managementsystems erforderlich.

Bestätigung

Bestätigung und Dokumentation des Eingangs der Meldung gegenüber der hinweisgebenden Person

Identität

Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden

Dokumentation

Dokumentation erforderlicher Einwilligungen

CMS

Hinweisgebersystem als wesentliches Element eines Compliance Management Systems

Löschung

Löschung nicht relevanter Daten unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben

Mehrsprachigkeit

Das System ist in mehreren Sprachen verfügbar.

Was leistet der Hint Pilot?

Mit dem HintPilot erfüllen Sie die Anforderungen nach HinSchG an Ihre Organisation professionell und ohne internen Mehraufwand:

  1. Meldeportal einrichten: Wir stellen Ihnen eine moderne, browserbasierte Meldeplattform zur Verfügung.
  2. Meldungen bearbeiten: Unser erfahrenes Team aus RechtsanwältInnen übernimmt als Ombudsperson die qualifizierte Bearbeitung sämtlicher eingehender Meldungen.
  3. Prüfung & Bewertung: Jede Meldung wird fachkundig geprüft und hinsichtlich Stichhaltigkeit und Anwendungsbereich des HinSchG bewertet.
  4. Kontakt & Rückmeldung: Vertrauliche Kommunikation mit Hinweisgebern und fristgerechte Rückmeldung.
  5. Maßnahmen einleiten: Durchführung interner Untersuchungen oder Übergabe an zuständige Stellen.
  6. Reporting & Transparenz: Auf Wunsch regelmäßige Informationen über Bearbeitungsstände und Empfehlungen.

Was kann gemeldet werden?

Gem. Hinweisgeberschutzgesetz müssen Einmeldungen zu folgenden Themen möglich sein: 
  • Öffentliches Auftragswesen 
  • Finanzsektor (inkl. Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung) 
  • Produktsicherheit und -konformität 
  • Umweltschutz 
  • Lebensmittelsicherheit und Tierschutz 
  • Öffentliche Gesundheit 
  • Verbraucherschutz 
  • Datenschutz 
  • Finanz- und Steuerrecht 
  • Straf- und Bußgeldrecht 
  • Verkehrsrecht (Straße, Schiene, Wasser, Luft) 
 
Mit dem HintPilot setzen Sie das Hinweisgeberschutzgesetz effizient und professionell um. Sie schützen HinweisgeberInnen wirksam, vermeiden Bußgelder und demonstrieren Verantwortungsbewusstsein gegenüber Mitarbeitenden und der Öffentlichkeit. 

Kontext

Alle privatwirtschaftlichen Unternehmen und öffentlichen Stellen ab 50 Mitarbeitenden müssen seit dem 2. Juli 2023 eine interne Meldestelle einrichten.

Von wenigen Ausnahmen, insbesondere für Finanzdienstleister, abgesehen, enthält das Gesetz für privatwirtschaftliche Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden eine Übergangsfrist für die Einrichtung einer internen Meldestelle bis zum 17. Dezember 2023.

Die interne Meldestelle muss unabhängig und hinreichend fachkundig sein. Sie prüft, ob ein gemeldeter Verstoß stichhaltig ist und ob die betroffene Organisation weitere Maßnahmen einleiten muss. Sie hält den Kontakt zur hinweisgebenden Person.

Die interne Meldestelle muss einen Meldekanal betreiben, der den gesetzlichen Vorgaben an die Vertraulichkeit und Dokumentation genügt. Sie muss eine vertrauliche Bearbeitung eingehender Hinweise sicherstellen.

Um der rechtlichen Komplexität der zu bearbeitenden Meldungen hinreichend Rechnung zu tragen, sollten im Umgang mit vertraulichen Informationen versierte Experten mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden.

Unsere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind es gewohnt mit vertraulichen Informationen umzugehen und als Datenschutzbeauftragte unabhängig zu agieren.

Mit unserem Meldeportal HintPilot bieten wir eine systembasierte Lösung, die alle gesetzlichen Anforderungen an Vertraulichkeit und Dokumentation erfüllt.

Ihre Vorteile mit unserem Hinweisgeber­schutzsystem HintPilot

Unsere Kanzlei bietet Ihnen ein umfassendes Hinweisgeberschutzsystem, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und nahtlos in Ihre Unternehmensstruktur integriert wird. Mit unserem sicheren Meldeportal HintPilot ermöglichen wir eine einfache, vertrauliche und effiziente Bearbeitung von Hinweisen.

Individuelle Zusammenarbeit

Wir übernehmen das Fall-Management.

Wir prüfen die Stichhaltigkeit von Behauptungen und ob ein Tätigwerden für Ihr Unternehmen erforderlich ist.

Individuelle Organisation der Meldestelle möglich.

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir:

  • individuelle Rollen und Zuständigkeiten innerhalb der internen Meldestelle
  • den Informationsfluss bei stichhaltigen Meldungen
  • das Verfahren zur Einleitung von Folgemaßnahmen
  • die Einbeziehung von internen/externen Experten bei der abschließenden Bewertung von Meldungen
  • das Verfahren zur Einbeziehung von staatlichen Stellen und Ermittlungsbehörden

Implementierung des HintPilots

  • Bereitstellung des Meldekanals in Ihrer CI und mit eigener URL
  • Für die Integration des Meldekanals sind nahezu keine internen Ressourcen erforderlich
  • Problemlose Integration in ihr Intranet oder ihre Website
  • Möglichkeit von anonymen Meldungen
  • Bei Bedarf Einrichtung eines zusätzlichen telefonischen oder E-Mail-Meldekanals
  • Individuelle Prüfkataloge zur Fallbearbeitung
  • Datenschutzrechtlicher Verantwortlicher für den Meldekanal sind wir

Vorteile des HintPilots als systembasierter Meldekanal

Persönliches
Gespräch		 Telefon E-Mail Post Systembasierter
Meldekanal
Anonyme Hinweisabgabe × × ? ✓ ✓
Anonyme Kommunikation × × ? × ✓
Datenschutzkonformität ? ? ? ? ✓
Umsetzungs-, Lösch- und Berechtigungskonzepte ? ? ? ? ✓
24/7 Erreichbarkeit des Meldekanals × × ✓ ✓ ✓
Automatisierung der Schritte × × × × ✓
Digitalisierung × × ? × ✓
Vertraulichkeit × × ? ? ✓

Übersicht der Funktionen des HintPilots

  • Isolierte Datenhaltung
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • 2-Faktor Authentifizierung
  • Metadaten Entfernung
  • Case-Management
  • Case-Support durch Bearbeitungsschritte
  • Fristenmanagement
  • Mehrsprachigkeit (24 Sprachen)
  • Mehrmandantenfähigkeit für Konzerne und Unternehmensgruppen
  • Anoyme Meldungen
  • Anonymer Dialog
  • Automatische Kommunikation
  • PDF Export Funktion
  • Individuelles Branding

Sicherheit des HintPilots

 

  • Gewährleistung der Vertraulichkeit durch Ende-zu-Ende Verschlüsselung und Metadaten-Entfernung aus den Dateianhängen
  • Sicheres ISO-27001 zertifiziertes Hosting und Informationssicherheits-Managementsystems des Anbieters
  • Hosting der Daten in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
  • Regelmäßige positive Auditierung mit umfangreichem Penetrationstest des Systems durch externe Auditoren
  • Einhaltung von Löschungs- und Berechtigungsvorgaben
  • Sicherstellung der Integrität der Daten durch Revisionssicherheit
  • Gewährleistung der Verfügbarkeit der Daten und Informationen durch eine Verfügbarkeit des Systems von 99,9% pro Jahr (vorbehaltlich einer Softwarepflege)
  • DSGVO-Konformität

Monatliche Fixkosten

   EUR 275,–

   zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer

  • Inklusive Bereitstellung eines webbasierten Meldekanals
  • Inklusive eine Beraterstunde pro Monat für die Bearbeitung von Meldungen

Konditionen optionale Funktionen

  • Telefonischer Meldekanal EUR 69,– / Monat zzgl. MwSt.
  • E-Mail Meldekanal EUR 39,– / Monat zzgl. MwSt.

Beschwerdeverfahren nach LkSG

  • Seit dem 01.01.2023 gilt das LkSG (Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten) für Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, die mehr als 3.000 Arbeitnehmer im Inland beschäftigen
  •  Seit dem 01.01.2024 gilt das LkSG für Unternehmen, die mehr als 1.000 Arbeitnehmer im Inland beschäftigen
  •  Nach LkSG haben Unternehmen dafür zu sorgen, dass ein angemessenes Beschwerdeverfahren eingerichtet wird, um auf menschrechtliche umweltbezogene Risiken bzw. die Verletzung entsprechender Pflichten hinzuweisen

Vorgehen gemäß abgestimmter Verfahrensordnung

Eingangsbestätigung und vertrauliche Kommunikation mit Beteiligten/Hinweisgebern

Dokumentation von Maßnahmen die das Unternehmen auf Grund von Beschwerden getroffen hat

Einfache Zugänglichkeit für potentielle Beteiligte/Hinweisgebern

Ermöglicung anonymer Beschwerden

Unparteiisches Handeln der verfahrensbeteiligten Personen

Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der Beteligten/Hinweisgeber außerhalb des Beschwerdeverfahrens nach § 8 Abs. 4 LkSG

Option einer gemeinsamen Anlaufstelle für Beschwerden nach LkSG und Meldungen nach HinSchG

Möglichkeit zur Einrichtung eines eigenen Beschwerdekanals mit individuellem Rollen- und Rechtekonzept

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