Datenschutzrechtliche Abmahnung von Cyfire erhalten? Was Unternehmen, Behörden und Organisationen jetzt beachten sollten

Verantwortliche Stellen erhalten derzeit vermehrt anwaltliche Schreiben der Cyfire Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, in denen datenschutzrechtliche Ansprüche wegen angeblich unzulässiger Werbe-E-Mails, Newsletter-Tracking oder unvollständiger Auskünfte nach Art. 15 DSGVO geltend gemacht werden. Häufig werden Schadensersatz, Rechtsanwaltskosten, Auskünfte sowie die Abgabe einer strafbewehrten Unterlassungserklärung verlangt. Die Forderungen sollten nicht vorschnell erfüllt, sondern rechtlich sorgfältig geprüft werden.

1. Worum geht es in den Cyfire-Schreiben typischerweise?

In den uns vorliegenden Schreiben stehen vor allem folgende Punkte im Fokus:

• E-Mail-Direktwerbung und Newsletter-Anmeldungen
• Nachweise zur Einwilligung, insb. Double-Opt-In-Nachweise (Bestätigungs-E-Mail zur Verifizierung der Newsletter-Anmeldung)
• Erfüllung der Anforderungen an Bestandskundenwerbung
• Tracking, insb. Öffnungs- und Klicktracking
• Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO

Teilweise wird geltend gemacht, dass Werbe-E-Mails oder Tracking-Technologien ohne ausreichende Einwilligung eingesetzt worden seien. Daneben werden Auskünfte zu Datenquellen, Rechtsgrundlagen, Empfängern, Trackinginformationen und technischen Nachweisen verlangt.

In der Praxis werden dabei nicht nur einzelne Zahlungsforderungen erhoben. Häufig steht die Frage im Raum, ob eine Unterlassungserklärung abgegeben werden sollte und wie eng sie formuliert sein muss. Hierbei bestehen potentielle Risiken: Eine zu weit gefasste Unterlassungserklärung kann langfristige Bindungen, Risiken von Vertragsstrafen und erhebliche Folgeprobleme im Marketing verursachen.

2. Erste Reaktion: Fristen sichern, aber keine vorschnellen Zugeständnisse

Betroffene Unternehmen, Organisationen und Behörden sollten solche Schreiben ernst nehmen und die gesetzten Fristen festhalten. Zugleich sollte vermieden werden, ohne Prüfung eine Zahlung zu leisten, eine vorformulierte Unterlassungserklärung zu unterschreiben oder umfangreiche Tatsachenzugeständnisse zu machen.

Sinnvoll ist ein strukturiertes Vorgehen:

• Eingang dokumentieren
• Fristen notieren
• betroffene Kommunikationsvorgänge sichern
• Newsletter- und CRM-Systeme prüfen
• Double-Opt-In-Logs / Voraussetzungen der Bestandskundenwerbung exportieren
• interne Verantwortlichkeiten klären

Parallel sollte geprüft werden, ob weitere gleichgelagerte Fälle drohen und ob kurzfristige technische oder organisatorische Maßnahmen erforderlich sind.

3. Zentrale Prüfpunkte bei der rechtlichen Bewertung

• Handelt es sich tatsächlich um Werbung? Der Werbebegriff wird von der Rechtsprechung weit verstanden. Gleichwohl ist im Einzelfall zu prüfen, ob die konkrete Nachricht werblichen Charakter hatte oder der Vertragsabwicklung, Verbandskommunikation oder sachlichen Information diente.
• Lag eine wirksame Einwilligung vor? Bei Newsletter- und E-Mail-Marketing ist der Nachweis einer wirksamen Einwilligung zentral. Entscheidend sind insbesondere Inhalt, Zeitpunkt, Quelle und Dokumentation des Double-Opt-In. Entscheidend ist also nicht nur, ob eine Einwilligung vorlag, sondern ob sie im Streitfall auch nachgewiesen werden kann.
• Greift ausnahmsweise Bestandskundenwerbung? Unter engen Voraussetzungen kann Werbung per E-Mail gegenüber Bestandskunden zulässig sein. Dabei sind insbesondere die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG zu berücksichtigen. Hier genügt nicht jede frühere Kundenbeziehung; die Voraussetzungen sind eng.
• War Tracking zulässig? Öffnungs- und Klicktracking kann sowohl datenschutzrechtlich als auch nach den Vorgaben des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) relevant sein. Hier kommt es auf die konkrete technische Ausgestaltung und die Einwilligungsmechanik an.
• Ist der Auskunftsanspruch ordnungsgemäß erfüllt? Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO müssen vollständig, fristgerecht und nachvollziehbar bearbeitet werden. Zugleich bestehen Grenzen, etwa bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen oder bei Rechten Dritter.

4. Unterlassungserklärung: Besonders sorgfältig prüfen

Der kritischste Teil vieler Abmahnungen ist die geforderte Unterlassungserklärung. Wird eine strafbewehrte Unterlassungserklärung abgegeben, entsteht ein eigenständiger Unterlassungsvertrag. Bei späteren Verstößen können Vertragsstrafen drohen, die wirtschaftlich deutlich schwerer wiegen können als die ursprüngliche Zahlungsforderung.

In vielen Fällen empfiehlt sich daher nicht die ungeprüfte Unterzeichnung der beigefügten Erklärung. Je nach Sachverhalt kommen eine Zurückweisung, eine modifizierte Unterlassungserklärung, eine eng begrenzte Verpflichtungserklärung, ein Vergleich oder auch eine bewusst streitige Verteidigung vor einem Gericht in Betracht. Welche Strategie sinnvoll ist, hängt insbesondere von der Beweislage, dem Wiederholungsrisiko, den technischen Marketingprozessen und dem wirtschaftlichen Interesse der Unternehmen, Organisationen oder Behörden ab.

5. Schadensersatz und Kosten: Forderungen sind nicht automatisch berechtigt

Auch geltend gemachte Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO und Erstattungsansprüche für Rechtsanwaltskosten sollten nicht ungeprüft akzeptiert werden. Die Rechtsprechung stellt Anforderungen an Darlegung und Nachweis eines ersatzfähigen Schadens. Zudem ist zu prüfen, ob die geltend gemachten Kosten dem Grunde und der Höhe nach erstattungsfähig sind und ob die angesetzten Gegenstandswerte, Gebühren und Anspruchskombinationen überzeugen.

Gerade bei massenhaft oder standardisiert wirkenden Anspruchsschreiben kann außerdem zu prüfen sein, ob Einwendungen gegen die Anspruchsdurchsetzung bestehen. Das bedeutet nicht, dass jede Abmahnung unbegründet ist. Es bedeutet aber, dass eine differenzierte Prüfung in der Regel bessere Ergebnisse ermöglicht als eine vorschnelle Erfüllung sämtlicher Forderungen.

6. Praktische Sofortmaßnahmen

1. Abmahnschreiben sichern
2. Fristen erfassen
3. Versandhistorie sichern
4. Nachweise exportieren
5. Systeme prüfen
6. Vorformulierte Unterlassungserklärung prüfen
7. Kommunikationsstrategie abstimmen

7. Unsere Unterstützung

Wir unterstützen Unternehmen, Organisationen und Behörden bei der schnellen und rechtssicheren Bewertung datenschutzrechtlicher Abmahnungen. Dazu gehören die Prüfung der geltend gemachten Ansprüche, die Bewertung von Einwilligungs- und Trackingprozessen, die Erstellung einer individuellen Verteidigungsstrategie, die Korrespondenz mit der Gegenseite sowie die rechtliche Absicherung künftiger Newsletter- und Marketingprozesse.

Wenn Sie eine Abmahnung der Cyfire Rechtsanwaltsgesellschaft mbH oder ein vergleichbares datenschutzrechtliches Anspruchsschreiben erhalten haben, sollten Sie zeitnah rechtlichen Rat einholen. Eine frühzeitige Prüfung kann helfen, unnötige Zahlungen, überzogene Unterlassungsverpflichtungen und Folgekonflikte zu vermeiden.