Cloud-Dienste sind für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil ihrer IT-Infrastruktur. Ein späterer Wechsel zu einem anderen Cloud-Anbieter oder zurück zu einer eigenen IT-Infrastruktur kann jedoch mit erheblichen vertraglichen, wirtschaftlichen und technischen Schwierigkeiten verbunden sein. Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) soll solche sogenannten Lock-in-Effekte reduzieren und den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten erleichtern. Die Vorgaben betreffen insbesondere Anbieter von Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS), wobei im Einzelfall zu prüfen ist, ob der jeweilige Dienst die Voraussetzungen eines „Datenverarbeitungsdienstes“ im Sinne des Data Act erfüllt.
Reichweite und Ablauf des Anbieterwechsels
Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten müssen vorvertragliche, kommerzielle, technische, vertragliche und organisatorische Hindernisse beseitigen, die einen Anbieterwechsel oder den Wechsel zu einer eigenen IT-Infrastruktur erschweren. Der Data Act versteht Cloud Switching dabei nicht als bloßen Datenexport. Er erfasst den gesamten Migrationsprozess einschließlich der Extraktion und Übertragung von Daten und digitalen Vermögenswerten sowie der erforderlichen Zusammenarbeit zwischen dem bisherigen Anbieter, dem Kunden und dem neuen Anbieter.
Neue Anforderungen an Cloud-Verträge
Besonders relevant sind die neuen Vorgaben für Cloud-Verträge. Diese müssen die Rechte des Kunden und den Ablauf des Anbieterwechsels transparent regeln. Dazu gehören insbesondere die Unterstützungsleistungen des Anbieters, die für den Wechsel geltenden Fristen, die Kategorien der exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte, die verfügbaren Exportformate, bekannte technische Einschränkungen sowie Regelungen zur Datenbereitstellung und anschließenden Löschung. Zudem müssen Anbieter Informationen über Wechselverfahren, Portierungsmethoden, Datenstrukturen, Schnittstellen und einschlägige Interoperabilitätsstandards bereitstellen.
Begrenzung der Wechselentgelte
Auch die Kosten eines Anbieterwechsels werden schrittweise begrenzt. Bis zum 12. Januar 2027 dürfen Anbieter grundsätzlich nur reduzierte Wechselentgelte verlangen, die ihre unmittelbar mit dem Wechsel verbundenen Kosten nicht übersteigen. Ab diesem Zeitpunkt sind Wechselentgelte grundsätzlich unzulässig. Davon zu unterscheiden sind tatsächliche interne oder externe Migrationskosten des Kunden, etwa für technische Beratung, Anpassungen der eigenen Systeme, Tests, Schulungen oder einen vorübergehenden Parallelbetrieb. Der Data Act macht einen Cloud-Wechsel daher nicht zwingend kostenfrei, beseitigt aber wesentliche vom bisherigen Anbieter auferlegte wirtschaftliche Hürden.
Technische Anforderungen und praktische Grenzen
Die technischen Pflichten hängen von der Art des Cloud-Dienstes ab. Bei IaaS-Diensten muss der bisherige Anbieter alle in seiner Macht stehenden angemessenen Maßnahmen ergreifen, um eine Funktionsäquivalenz, also funktionale Gleichwertigkeit beim Zielanbieter, für den Kunden zu erleichtern. Bei PaaS- und SaaS-Diensten setzt der Data Act insbesondere auf offene Schnittstellen – und soweit sie von der EU veröffentlicht wurden – offene Interoperabilitätsspezifikationen und harmonisierte Standards. Ein vollständig reibungsloser Wechsel ist damit jedoch nicht garantiert. Proprietäre Architekturen, komplexe Systemintegrationen, noch fehlende Standards und die Einbindung mehrerer Dienste eines Cloud-Ökosystems können weiterhin erhebliche Migrationsaufwände verursachen.
Handlungsbedarf für Anbieter und Kunden
Anbieter von Cloud-Diensten sollten zunächst prüfen, welche ihrer Leistungen als Datenverarbeitungsdienste unter Kapitel VI des Data Act fallen. Anschließend sollten sie ihre Verträge, vorvertraglichen Informationen und internen Wechselprozesse daraufhin überprüfen, ob u.a. Fristen, Unterstützungsleistungen, Exportmöglichkeiten, Datenlöschungsprozesse und Kostenregelungen vollständig und transparent abgebildet sind. Zusätzlich sollten Zuständigkeiten für Wechselanfragen festgelegt, technische Dokumentationen einschließlich verfügbarer Schnittstellen und Exportformate erstellt und belastbare Prozesse für die Zusammenarbeit mit Kunden und Zielanbietern eingerichtet werden.
Auch Kunden sollten Cloud Switching nicht erst bei einer geplanten Migration berücksichtigen. Bereits bei der Auswahl und Einführung eines Cloud-Dienstes sollten sie prüfen, welche Daten und digitalen Vermögenswerte exportiert werden können, welche Formate und Schnittstellen zur Verfügung stehen, welche Eigenentwicklungen oder Konfigurationen übertragbar sind und welche Abhängigkeiten durch integrierte Dienste entstehen. Bestehende Exit- und Migrationskonzepte sollten mit den vertraglichen Regelungen abgeglichen und – insbesondere bei geschäftskritischen Cloud-Diensten – praktisch getestet werden.
Fazit
Der Data Act verbessert die rechtlichen Rahmenbedingungen für einen Anbieterwechsel erheblich. Er kann jedoch nicht sämtliche technischen und organisatorischen Abhängigkeiten innerhalb komplexer Cloud-Umgebungen beseitigen. Entscheidend ist daher, die neuen gesetzlichen Vorgaben mit einer vorausschauenden Cloud- und Exit-Governance zu verbinden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Prüfung des Anwendungsbereichs, der Anpassung Ihrer Cloud-Verträge sowie der Entwicklung rechtssicherer und praktisch umsetzbarer Switching- und Exit-Prozesse.
